TR
ISSN: 2149-3545
User Name
Password
New User | Forgot
Eurasian Business & Economics Journal Year:  2016  Volume:   VOL2S2  Area:   

Esra Özmen, Ömer Çınar, Ersin Karaman
INVESTIGATION OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS USAGE WITH TECHNOLOGY ACCEPTANCE MODEL PERSPECTIVE
 
Rapid advances in information and telecommunication technologies affect effective use of electronic tools in all steps of managerial activities and carrying out of enterprise information and documents issues. Business processes and enterprise documents, as a source of enterprise communication, have great importance on execution and continuance of managerial systems. Thus, to effective management of documents, enterprises need to use document management systems. In this context, Electronic Document Management Systems (EDMS) can be thought as a best way of execution of business processes, and secure and legal implementation of the steps from production to achieving of documents. Moreover, legislation provisions make organizations to use EDMSs. EDMSs aim to terminate the triggered process by the documents. Putting in to process and terminating of hard-copy documents and are relatively more expensive than EDMS in terms of paper, energy, time and required space. EDMSs become popular because of the technological advances, cost effectiveness, high availability and manageability. However, organizations may have anxiety for use of EDMSs in spite of legal and governmental regulations. In any organizations, providing effective use of new technologies by users depends of their acceptation and willingness to use the systems. In this study, it is aimed to investigate attitude, intention and behaviors of users and employees towards EDMS based on the Technology Acceptance Model’s components with regards to age, educational level, gender, period of office and experience of the Internet. EDMSs have also strategic importance on public and private organizations with some properties such as having harmony character with professional bureaucracy and playing role in innovations. Thus, EDMSs should be accepted by those of managers. Problems occurs during the use of EDMS, acceptance level managers who must use EDMSs, measuring their attitudes, behaviors to the systems and conformity of EDMSs to organizational culture have also great importance to investigate.

Keywords: Electronic Document Management System, EDMS, Technology Acceptance Model.


Teknoloji Kabul Modeli Çerçevesinde Elektronik Belge Yönetim Sistemi Kullanımının Yöneticiler Seviyesinde
 
Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki hızlı gelişmeler elektronik ortamların, yönetim faaliyetlerinin her aşamasında etkin olarak kullanılmasını, kurumsal bilgi ve belge işlemlerinin yürütülmesini doğrudan etkilemiştir. İş süreçleri ve kurumsal iletişimin kaynağı olan belgeler idari sistemin işlemesi ve sürekliliği için oldukça önem taşımaktadır. Belgelerin etkin yönetimi için kurumlarda bir belge yönetim sistemine ihtiyaç duyulmuştur. Bu bağlamda kurumsal iş süreçlerinin yürütülmesi ve üretilen belgenin belirlenmesinden arşivlenmesine kadar geçen sürenin güvenli ve yasal olarak gerçekleşmesi için uygulanacak en uygun belge yönetiminin Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) olduğu görülmüştür. EBYS, iş akışı başlatılan evrakın en kısa zamanda sonuca ulaşmasını amaçlamaktadır. Basılı ortamda hazırlanan evrakların işleme konulması ve sonuca ulaşması EBYS’de hazırlanmasına göre zaman, kâğıt, enerji, emek ve mekân açısından daha maliyetlidir. EBYS, teknolojik gelişmeler, maliyet, hızlı erişilebilirlik ve yönetimde kolaylık gibi nedenlerden dolayı hızlı bir şekilde yayılmaya başlamıştır. Yasal ve idari koşulların uyumluluğuna yönelik yapılan düzenlemeler ve gelişen teknolojik koşullara rağmen kurumların EBYS uygulamalarını kullanmaya dönük kaygıları oluşmaktadır. Herhangi bir kurumda kullanılacak yeni bir teknolojinin kullanıcılar tarafından etkin kullanımının sağlanması, kullanıcıların o teknolojiyi benimsemelerine ve kullanmaya istekli olmalarına bağlıdır. Ayrıca, kullanıcıların gerek yetki, gerekse stratejik önem düzeyi de bu tür sistemlerin kullanımının önemini farklılaştırmaktadır. Bu araştırmada; yönetici gruplarında yer alan çalışanların EBYS’ne yönelik tutum, niyet ve davranışlarının eğitim durumu, cinsiyet, görev süresi, internet kullanım süresi ve kullanım sıklığı gibi faktörler açısından Teknoloji Kabul Modelinin bileşenleri kullanılarak incelenmesi amaçlanmıştır. EBYS profesyonel bürokrasi yapısına sahip olmaları ve yenilikçiliğin öncülük rolünü üstelenmeleri açısından, kamu kurum ve kuruluşları için stratejik bir önem taşımaktadır. Bu yüzden EBYS’yi her şeyden önce kamu kurum ve kuruluşları yöneticilerinin kabullenmesi gerekir. EBYS kullanmak zorunda olan yöneticilerin sistemi kullanırken yaşadıkları sorunlar ve bu sorunlara rağmen sistemi ne derecede kabul ettikleri, kullanıcıların tutum ve davranışlarının ölçülmesi, kurum kültürüyle uygulanacak sistemin ne derecede uyumlu olduğu önem taşımaktadır.

Anahtar Kelimeler: Elektronik Belge Yönetim Sistemi, EBYS, Teknoloji Kabul Modeli.


Detail

CONTENT